30.6.2014 0 Comments

Ručné prepisovanie faktúr už nie je potrebné

Ručné prepisovanie faktúr je považované za jednu z najväčších záťaží v administratíve menších firiem a účtovníkov. Vyplýva to z prieskumu spoločnosti Datamolino, ktorý sa uskutočnil v máji na vzorke vyše 240 respondentov. Oslovení boli účtovníci, zástupcovia účtovníckych firiem ako aj predstavitelia SME firiem zodpovední za finančné otázky. Okrem manuálneho spracovania faktúr za veľmi vysokú záťaž označili tiež kontrolu prepisovaných dát či vyhľadávanie faktúr v archíve. Až dve tretiny opýtaných uviedlo, že papierové faktúry u nich tvoria podiel vyšší ako 80 %, a rovnaký počet sa vyslovil, že by uvítali aplikáciu schopnú optimalizovať ich náklady.

Ručné prepisovanie faktúr pritom už viac nie je potrebné. Prináša so sebou chyby a podnikatelia strácajú čas i peniaze, ktoré by mohli využiť efektívnejšie. Dnes existujú cenovo dostupné webové riešenia aj pre malé a stredne veľké firmy, ktoré ich od manuálneho spracovávania faktúr odbremenia, popritom zabezpečia prehľadný archív a zjednodušia tak komunikáciu medzi nim a účtovníkmi.

Približne stovka podnikateľov a účtovníkov v posledných troch mesiacoch testovala nové slovenské riešenie ponúkajúce výhody automatického spracovania faktúr, ktoré bežne vo svete využívajú skôr veľké spoločnosti. „Naše doterajšie skúsenosti podporené výsledkami realizovanej trhovej štúdie nás utvrdzujú v tom, že rastie záujem o riešenia, ktoré dokážu prehľadne triediť faktúry a bločky v bezpečnom a vždy dostupnom elektronickom archíve namiesto klasického šanóna alebo úložiska na hardisku.", povedal riaditeľ spoločnosti Datamolino Andrej Glézl.

Paperless Office alebo tzv. elektronická kancelária má na Slovensku perspektívu, len si musí preraziť cestu haldami papierov, ktoré nás na pracoviskách obklopujú. Elektronickú službu testovali aj živnostník Robert Gyori i daňový poradca a audítor Ivan Bošela. Gyori si pochvaľuje, že prepisovaniu faktúr dal zbohom: „Stačí ak faktúry oskenujem alebo použijem rovno tie, ktoré som dostal elektronicky emailom. Jednoduchým príkazom si vyexportujem súbory a následne ich importujem do svojho účtovného programu. Je to zlomok času, ktorý by som potreboval na zaúčtovanie manuálnym spôsobom", hovorí Gyori. Webové služby fungujú tak jednoducho ako e-mailová schránka ponúkajúca prístup z ľubovoľného zariadenia s prístupom na internet.

Ivan Bošela z firmy Accept Audit & Consulting tiež vidí veľký prínos v online prístupe k faktúram v prehľadnom usporiadaní: „Predstavuje to pre používateľa zvýšenie komfortu oproti manipulácii s fyzickými dokladmi. Služba môže mať pre našu spoločnosť veľký potenciál v oblasti zefektívnenia práce našich zamestnancov a úspory ich času", povedal Bošela.

Podľa švajčiarskej štúdie o elektronickej fakturácii Billentis Report 2014 sa v Európe ročne vystaví približne 35 miliárd faktúr a bločkov. Len tretina z tohto množstva sa spracuje elektronicky. Jej autori vypočítali, že náklady na spracovanie faktúry (papier, zasielanie faktúry poštou, archivácia, pracovná sila, ktorá ručne prepisuje faktúry) sa pohybujú medzi 5-15 eurami v závislosti od krajiny. Štúdia konštatuje, že automatické spracovanie faktúr má potenciál ušetriť podnikateľom 60%-80% nákladov, nehovoriac o šetrení prírody, nakoľko z jedného stromu vyrobia približne 9000 kusov papiera.


Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

q

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

PC forum button

Najnovšie videá